Als er meer werk ligt dan je af kan krijgen
Kijk jij ook continu tegen stapels werk aan die eigenlijk nooit weg zijn? Troost je; je bent zeer zeker niet de enige. Ook vele anderen proberen te dealen met de lastige kanten van de te grote workload en de effecten ervan. de praktijk laat zien dat velen er ook moeite mee hebben en er mentaal en fysiek klachten van ondervinden. Over het onderwerp workload is veel te zeggen; het raakt aan het management, bedrijfsvisie, personeelsmanagement, de onderlinge samenwerking, etc. Veel zaken waarop je niet 1-2-3 invloed hebt. Vandaag de eerste stap om de cirkel in ieder geval voor jezelf te doorbreken en bezig te gaan met iets waarop je wel invloed kunt hebben. Daar gaan we ……
Samen in de vicieuze cirkel
Eerst even het grotere plaatje. Wat keer op keer opvalt is de mentaliteit van hard werken en meters maken, vaak ook nog met veel adhoc werk erin vervat. Punten waarop de meeste mensen ook gewaardeerd worden. Toch staat die houding soms in de weg dat mensen tijd nemen om bij te houden met welke taken zij bezig zijn, hoeveel tijd een taak kost en hoeveel van die taken zij kunnen verzetten in hun beschikbare tijd. Doordat zij zich geen tijd gunnen om dit uitzoekwerkje te doen worden zijn zij zelf onderdeel van de vicieuze cirkel geworden, soms al jaren lang. De toestroom van werk blijft hetzelfde of wordt meer, het gesprek over wat haalbaar is blijft uit doordat de feiten niet verzameld worden. Soms leidt dit er ook toe dat de groepsproductienorm onbewust groeit naar vele uren buiten werktijd of werken op dagen die men eigenlijk vrij zou zijn. Onbewust is dan de norm ontstaan dat je erbij hoort als je hiervoor alsmaar beschikbaar bent. Wie dit niet (meer) wil of kan is spelbreker en komt onder oordeel te staan binnen de groep. Incidenteel extra meters maken vinden de meeste mensen geen punt, zij zien dit als normaal en acceptabel. Als het echter structureel wordt – en dit besef wordt vaak uit de weg gegaan – komen mentale en fysieke weerbaarheid onder druk en nemen productie en motivatie eerder af dan toe. Het begint te knagen doordat er geen verandering aan de horizon te zien is.
Stap uit de cirkel, ga tijd schrijven
Als er sprake is van de structureel geworden variant helpt het om op individueel niveau zaken in kaart te brengen. Ook zou je het onderwerp aan kunnen kaarten is een overleg. Het is geen schande om dit te doen – integendeel – door zaken in kaart te brengen investeer je om je motivatie en productie op de langere duur – voor jezelf en voor het bedrijf – te waarborgen. Nodig is dat je – ondanks de workload – tijd neemt om in kaart te brengen welke taken je doet, hoeveel tijd hiermee gemoeid is en hoeveel taken je dus redelijkerwijs kunt halen in de tijd die je beschikbaar hebt. Het is een inventarisatiewerkje, cijfers bijhouden gedurende een week of 2/3. Het tegelijkertijd lastige eraan is dat je op dat moment zelf de cirkel moet doorbreken; je gaat tijd stoppen in iets dat niet direct bijdraagt aan het wegwerken van werk, dat voelt dus tegenstrijdig. Toch is dit precies wat er moet gebeuren.
Ga transparant in gesprek
Op basis van de verzamelde feiten zijn de meeste mensen een veel betere gesprekspartner voor hun leidinggevende. Zij zijn er namelijk zelf ook achter gekomen dat er veel meer ligt dat zij redelijkerwijs weg kunnen werken en zij voelen daardoor sterker dat het legitiem is in gesprek te gaan. Vergis je niet, soms komen verhoudingen aan het licht van 2/3 keer meer werk dan beschikbare tijd. Soms voelen mensen zich schuldig om dit soort zaken te bespreken; denk er dan aan dat alle partijen er beter van worden als motivatie en productie – ook op de langere duur – in tact blijven.
Over Monique van Eeuwijk
Mijn naam is Monique van Eeuwijk en ik ben sinds 1997 initiatiefnemer en eigenaar van Binnenzaken Coaching & Training. Ik help je om de modus te vinden om fluitend je loopbaan door te gaan. Ik (en de coaches en trainers waarmee Binnenzaken samenwerkt) leer je hoe je lekker in je (werk)vel kunt zitten, hoe je lekker in je functie zit en hoe je lekker in de markt blijft liggen.